今回の記事では、
僕が実践している「タスク管理術」
についてお話をします。
僕が運営しているコミュニティのメンバー、
僕のメルマガやLINE@の読者の方々と
コミュニケーションをする中で、
自分なりに頑張ってみたけど、
結果にうまく繋がらなかった
などのお話をよく聞きます。
なぜ、目標に向かって
頑張っているのにも関わらず
結果に繋がらないのか？
色々な方々と会話をしていく中で、
ハッキリと見えてきたのが
「タスク管理」
ここに大きな問題が
あることが分かりました。
この原因が分かってから
ヒアリングをすればするほど、
「タスク管理」方法が悪く、
いつも期限ギリギリにやっていたり、
そもそも、バランスよく
タスクをこなすことができていないために、
自分の目指している結果に遠ざかっている
そんな方々が多いことが分かりました。
ということで、
僕なりのタスク管理術について
お話していこうと思います。
なぜ、タスク管理をする必要があるの？
タスク管理はしなければならないと
感じている人はたくさんいます。
ですが、なぜ、
タスク管理をする必要があるのか？
僕が考える代表的な理由は５つ。
- 忘れてしまうから
- ヌケ・モレを無くす
- ゴールを明確にできる
- 無駄な思考をカットできる
- 過去タスクを流用できる
①忘れてしまうから
一番の理由はコレです。
人は忘れてしまう生き物なので、
何かしらの方法で管理しておかないと
後で思い出せなくなります。
あなたも経験があると思いますが、
あとでメモしよう！
と思って、
やらなかったことで、
思い出せなくなってしまい、
思い出すことに無駄に時間を
使ってしまったり、
思い出すことにストレスを
感じたことはありませんか？
②ヌケ・モレを無くす
タスク管理をすることで、
ヌケ・モレを防止する。
何かを進めているときに、
ヌケやモレがあったことで、
気になってしまい、
本来やるべきことに
集中できなくなってしまったり、
予定が狂ってしまい、
慌ててしまった経験はありませんか？
タスク管理をすることで、
そういった想定外のことを
限りなく少なくすることができます。
③ゴールを明確にできる
人はあとどのくらいやればよいのか？
あとどのくらい進めばよいのか？
ということが分からないと、
モチベーションが下がってしまったり、
力の入れ具合が分からずに、
最大限の集中ができません。
目的地にたどり着くまでに
あと何キロ歩けばよいのか？
が分かるのと分からないのとでは
大きなが違いがあり、
それと一緒で
タスク管理をすることで、
ゴールを明確にできます。
④無駄な思考をカットできる
タスク管理ができていないと
その都度、やることを再整理し、
何度も何度も、
タスクについて考える時間を
使ってしまい、
無駄な時間を使ってしまいます。
また、やることが明確でないと
行動できないこともあるので、
目の前のことに集中できるように
タスク管理をする必要があります。
➄過去タスクを流用できる
意外とここまで考えてタスク管理を
している人は中々いませんが、
一度やったタスクを
しっかり管理しておくことで、
再度、同じことをやるときに
新たに考えなくてもよかったり、
過去にやったタスクが
どのくらいの所要時間を使ったかなどを
残しておくことで、
予定が立てやすかったりと、
過去タスクを流用することで、
生産性を上げることができます。
タスク管理の具体的なやり方
僕自身が実践している
タスク管理方法を紹介します。
僕はタスク管理をするまでに、
６つのステップをこなします。
その６つステップは、
- タスク洗い出し
- タスクを細かくする
- 所要時間の決定
- 期限を設定
- タスク順を決める
- タスク管理に書き込む
この６つのステップをこなすことで
しっかりとしたタスク管理をすることが
できるようになりますので、
１つずつ説明していきたいと思います。
①タスク洗い出し
とにかく、頭の中にあるやるべきこと、
やらなければいけないことを
思いつく限り、洗い出します。
洗い出しをするときは、
何かに書き出すことをおすすめします。
人は頭の中で考えて整理するよりも、
視覚的に見えるほうが整理するのが
スムーズにできるためです。
ここでのポイントは、
これは書かないほうがいいかな？
とかは一切考えずに
とにかく書き出すことが大切です。
②タスクを細かくする
①で洗い出したタスクを
細かくしていきます。
どう細かくするのかと言うと、
例えば、
「夏休みの宿題をする」
こんなタスクがあったとしたときに、
細かくしようとすると
このようになります。
・絵日記を書く
・自由研究をする
・国語の問題集をやる
・算数の問題集をやる
・社会の問題集をやる
・理科の問題集をやる
あくまでも例ですが、
夏休みの宿題と一口にいっても
細かく分けるとこのようになります。
では、大人バージョンの例で
「ミーティングを開催する」
この場合のタスクは、
・日時を決める
・参加者を決める
・開催場所を決める
・議題を決める
・参加者と予定調整をする
など
細かくすると
たくさんでてきます。
というように
タスクを細かくすることで、
やらなければいけないことの
全体像が見えるようになります。
③所要時間の設定
タスクと所要時間は
セットに考える必要があります。
ただし、最初のうちは、
ざっくりとした所要時間の設定に
なってしまいますが、
気にしないようにしてください。
これからしっかりと
継続してタスク管理を行うことで
今後似たようなタスクをするときには
実績ベースにもとづいた所要時間で
見積もることができるようになります。
ただし、
所要時間を厳しめに設定しまうと、
終わらないことがストレスになり、
タスク管理をやめてしまいますので、
少し余裕を持たせた
所要時間を設定するように
意識してみてください。
また、所用時間が５分程度のものは
タスクとして管理するよりも、
今すぐやってしまったほうが早い場合も
ありますので、
ケースバイケースで
終わらせることも視野にいれてみてください。
④期限を設定
タスクには期限がつきものです。
期限を決めないからこそ、
タスクの未消化が発生してしまい、
目標に到達できなかったり、
自分が望む結果に繋がりません。
期限を設定するときに
意識すべきことは、
「本当の期限」と「人が関わるかどうか」
「本当の期限」とは、
絶対にずらすことができない
期限のことを言います。
例えば、
何かしらの提出日が決まっている場合は、
それを守らなければなりません。
また、自分で決めた期限に関しても
基本的には一度決めたら、
何かしらのトラブルが発生しない限りは、
その期限を絶対に守りましょう。
そうしないと、
ダラダラと後ろ倒しになってしまいます。
そして、もう１つ意識すべきことは
「人が関わるかどうか」です。
自分であれば、
タスク管理が漏れていたとしても
最悪の場合、
頑張れば終わる可能性がありますが、
人に頼んだりしている場合は、
その方の予定もありますので、
終わらなくなる可能性があります。
だからこそ、
人が関わっている場合は、
早めに期限を設定して、
依頼したりすることをお勧めします。
➄タスク順を決める
今までの①～④までのステップを
しっかりとこなすと
所要時間や期限などが
明確になっていますので、
それをもとに
タスクの消化順を決めていきましょう。
やったことがない人は
慣れないかもしれませんが、
何回もタスク管理をしているうちに
上手になっていきますので、
安心してください。
⑥タスク管理に書き込む
最後は、ご自身が決めた
タスク管理に書き込みましょう。
ここに関しては
デジタル管理なのかアナログ管理なのかは
ご自身の好みで行うようにしてください。
手帳がいいのか、
エクセルなどがいいのかは
ご自身が管理しやすいもので
取り組むのがおすすめです。
ちなみに僕自身は、
持ち歩ける手帳をメインに、
人と関わるようなもの、
１つの大きな案件などは
エクセルで管理するようにしています。
ちなみに、
エクセルに関しても
パソコン、スマホのどちらからでも
見ることができるように、
「Dropbox」（※）という
ソフトを使って一元管理をしています。
※クラウド上でファイルなどを管理できるソフト
「Dropbox」 については
また別の機会にでも詳しくお話します。
おわりに
今回は僕が実践している
タスク管理方法について記事にしてみました。
ちなみに、
僕の方法を真似しているコンサル生は、
本当にびっくりするくらい
生産性が上がっています。
事実、今までと比べてみると
３倍くらいはスピードとクオリティが
上がっていることが確認できています。
（生活ログにて確認）
「今までまったく考えないで
何となくタスクを進めていました・・・。」
と感想をもらっています（笑）
ですが、
勘違いして頂きたくないのは、
これが正解ではないということ。
一番大事なのは、
自分に合ったタスク管理方法を
しっかりと見つけることです。
僕の考え方とやり方が
参考になればと思い、
記事を書いてみましたので、
あなたなりの
タスク管理方法を見つけたり、
ブラッシュアップしたりして、
あなたの目指す結果に
ぜひとも近づけてみてください。
もし、もっと詳しいタスク管理術
についてお知りになられたい方が
いらっしゃいましたら、
お気軽にメッセージくださいね！
それでは、また。
